Hvis man skal lave et vejarbejde i København og i den forbindelse også skal afspærre fortov, cykelstier og vejbane og måske opstille et skur eller en container, så skal man have tilladelse fra kommunen. Det samme skal man, hvis man skal have et stillads op at stå, lave filmoptagelser eller opsætte stilladsreklamer og valgplakater. Alle disse tilladelser bliver udstedt og koordineret af enheden Gravetilladelser i Københavns Kommunes Teknik- og Miljøforvaltning. Det er samtidig Gravetilladelser, der fører tilsyn med, at vilkårene for tilladelserne bliver overholdt og sikrer, at Vejloven bliver fulgt, og at vejarbejderne bliver koordineret, så trafikken og borgerne i København generes mindst muligt.

- Kunderne kommer til os, fordi loven siger, at de skal. Derfor er det en kerneydelse for os at sikre, at de får en professionel sagsbehandling. Vi har etableret et formaliseret samarbejde med de største ledningsejere og Danske Anlægsentreprenører for at sikre, at alle parter trækker i samme retning for at forbedre forholdene for byens borgere og trafikanter, siger Ivan Partov, der er enhedschef for Gravetilladelser.

Integreret system

Vi er efter ønske fra kunderne ved at udvikle et nyt tegnesystem, hvor man let kan finde den relevante afspærringsplan til den konkrete opgave.

Ivan Partov

Enhedschef, Gravetilladelser

Han er glad og stolt over, at enheden løb med sejren i kategorien Bedst til Datadrevet Service, da årets uddeling af Den Offentlig Servicepris fandt sted. Sejren er kronen på værket, efter Gravetilladelsers implementering af det digitale ansøgningssystem Erhvervsportalen, der er bygget op, så det samler alle de forskellige tilladelser i et system.

- Her har vi et samlet overblik over alt, hvad der sker på vores veje. Systemet er integreret med politiets vejmyndighed, så ansøgerne kun skal søge et sted, og herudover har vi givet kunderne mulighed for at bruge Erhvervsportalen som arkiv over deres egne tidligere sager, så ansøgningsarbejdet bliver endnu lettere, fortæller Ivan Partov.

Al data i systemet bliver desuden brugt til vidensdeling, vejledning og statistisk dokumentation, og systemet er også koblet op på forvaltningens økonomisystem, så de tilladelser, der kræver en afgift, kan faktureres direkte. Gravetilladelser arbejder endvidere på at gøre Erhvervsportalen endnu mere brugervenlig.

- Vi er efter ønske fra kunderne ved at udvikle et nyt tegnesystem, hvor man let kan finde den relevante afspærringsplan til den konkrete opgave. Dette er jo ikke kun til gavn for kunderne, men i højeste grad også for københavnerne og trafikken, for jo bedre der bliver spærret af omkring et gravearbejde, jo bedre er det for fremkommeligheden, siger Ivan Partov.

Med i top tre

Den offentlige servicepris er en årligt tilbagevendende undersøgelse, hvor deltagerne bliver målt op imod serviceniveauet i alle danske offentlige institutioner. Ambitionen er at sætte fokus på institutioner, der går forrest i udviklingen af den offentlige service, samt på nye servicetiltag, der kan inspirere andre i den offentlige sektor. Gravetilladelser var ud over kategorien Bedst til Datadrevet Service også nomineret som vinder i den samlende kategori Bedste Serviceorganisation, som ATP blev kåret til vinder af. Men Ivan Partov er glad for at have været med i top tre-feltet:

- Når vi er nået så langt, skyldes det resultatet af et langt målrettet arbejde i Gravetilladelser, hvor vi igennem mange år har ændret organisation fra at være en kontrollerende myndighed til at blive en serviceorganisation, der samarbejder med erhvervslivet. Vi har opbygget organisationen, så kunderne får den maksimale hjælp og vejledning - meget hurtigt og helt ude ved ham, der har skovlen i hånden, siger Ivan Partov.